SuperBlog

Organizator de evenimente – o experienta noua

libris.ro

Daca mi-ar fi spus cineva la inceputul anului ca voi fi organizator de evenimente, ar fi fost un motiv bun sa rad copios. Si totusi…

Anul acesta s-au implinit 30 de ani de la terminarea scolii generale. Mi-am dat seama de acest lucru, dand peste o fotografie color, din ultima zi de scoala din clasa a VIII-a.

Am scanat intai toate figurile care zambeau in imagine, inca niste pusti, care avea sa se desparta dupa opt ani de scoala impreuna. Dupa facute si nefacute in curtea scolii, pe scari sau in clasa, urma sa ne luam zborul. Crescusem, aveam buletin si credeam ca totul este roz. Deveneam liceeni si asta era super-puterea noastra.

Intorc fotografia si vad pe spate data. Sunt 30 de ani de la acel moment. Sunt atat de uimita si emotionata incat exclam: Nu cred! Imi revin insa in fire si ma gandesc imediat ca vreau sa ii revad. Dupa trei decenii! Pare atat de indepartat incat ma intreb pe cati dintre ei i-as recunoaste. Ne-am despartit copii, ne revedem adulti.

O viata de om.

Ideea de revedere imi incoltise in minte dar nu pastrasem legatura cu foarte multi dintre ei. Asa am inceput cu primul telefon si rapid ne-am regasit in numar mare, doua clase din cele trei ale generatiei noastre. Am facut rapid un grup de facebook si unul de whatsapp si ne-am conectat cat ai clipi, in lumea asta mare. Am gasit si o parte din dragii nostri profesori din gimnaziu si invatatoarea clasei noastre. Doamna invatatoare are 84 de ani si este la fel de cocheta si ingrijita cum era in copilaria noastra.

Totul pleaca de la un plan

Cum ideea de revedere a pornit de la mine, m-au desemnat sa ma ocup de organizarea intalnirii. Ma ocupasem de cadouri sau experiente dar nu am fost niciodata organizator de evenimente. Bine, m-am ocupat de petreceri prin familie dar nu de anvergura aceasta.

Mi-am luat inima in dinti, o agenda frumoasa, care sa imi faca placere sa o deschid des si am inceput sa ma ocup de organizare. Pai nu sunt eu mama tuturor listelor? Cand vine vorba de planificare, numerotez pasi, ador sa bifez etapele realizate si ma simp implinita cand rezolv si ultimul task.

Royal Boutique Hotel Poiana Brasov
decathlon.ro

Organizarea si planificarea evenimentului

Intalnirea noastra avea ca scop sa ne regasim. Sa impartasim experiente de viata dintre cele mai diverse, sa ne amintim momente din copilarie. Sa multumim profesorilor nostri.

Aveam nevoie de putin ajutor asa ca Ana si George s-au oferit sa facem echipa. Un bun organizator de evenimente trebuie sa aiba si abilitati de conducator, asa ca am facut acest lucru cu pasiune. Am facut rapid lista de invitati, colegi si profesori si eram deja 40 de persoane care confirmasem prezenta.

Comunica deschis

Clientul meu de acum era de fapt un amestec de personalitati, care erau atat de diferite fata de copiii de altadata. Fiecare cu experienta lui de viata, cu dorintele si opiniile lui. Nu a fost usor sa gasesc acea cale de a-i impaca pe toti. Am incercat sa ii cunosc asa cum erau ei acum, prin mici discutii pe grupurile de social media. Ai nevoie din plin de abilitati de comunicare si relationare, altfel, te va enerva fiecare obiectie, cerere sau parere. Zambetul pe buze este un fel de reminder personal pentru a rezola eventuale conflicte cu tact.

Atentia la detalii

Impreuna cu echipa am inceput sa construim agenda intalnirii si uite asa, deveneam organizator de evenimente. Aveam nevoie de un spatiu unde sa facem strigarea de catalog si petrecerea, asa ca am inceput rapid cautatea pe net. Colegii plecati din tara isi doreau sa mearga la munte, asa ca dorinta lor ne-a molipsit pe toti. Entuziasmata, am inceput sa caut cazare in Poiana Brasov. Aveam nevoie de un hotel care sa aiba facilitati pentru realizarea unei astfel de aniversari.

Asa am gasit Royal Boutique Hotel unde urma sa ne intalnim in unul din week-end-urile de la inceputul vacantei de vara. Desi era suficient timp sa organizez acest eveniment special, recunosc sincer ca eram foarte stresata. Imi doream sa iasa totul perfect.

www.hotel-royal.ro

Royal Boutique Hotel Poiana Brasov

Hotelul are parcare gratuita, terasa si gradina, ceea ce ne-a permis sa ne bucuram de aerul de munte si multa verdeata. In plus, in timpul liber, am organizat impreuna cu hotelul cateva activitati de relaxare. Unii colegi vor prefera sa se plimbe cu bicicleta in zona, altii poate vor prefera biliard sau sa mearga la sauna. Avem si doi colegi pasionati de calarie, asa ca le-am pregatit si lor o surpriza.

Transportul invitatilor a fost si acesta o provocare, unii colegi neavand masina iar unii profesori doreau sa se alature celor care conduceau. Am creat astfel o lista noua de masini disponibile si am alocat participantii, dupa preferinte. Pentru Andreea, care venea de la Amsterdam si care ateriza vineri noapte am discutat cu hotelul care a asigurat transferul de la aeroport in Poiana Brasov. Adaptabilitatea este un mare avantaj cand invitatii au mai multe cerinte in acelasi timp.

Royal Boutique Hotel Poiana Brasov

Orice tip de eveniment la Royal Boutique Hotel

Daca ai nevoie ca noi, de un salon de evenimente in Brasov, hotelul poate sa iti ofere, pe langa cazare si spatiul necesar unei astfel de ocazii. Pentru evenimente, salile au o capacitate de cca 120 de persoane, iar in aranjament teatru pentru conferinte si prezentari ofera o capacitate si mai mare.

Bugetul este un punct sensibil

Provocarea cea mai mare a fost legata de buget, dar am chibzuit si m-am consultat cu echipa, legat de inchirierea salii, costul camerelor si al meniului, precum si activitatile. Au mai fost luate in calcul si cheltuieli cu tiparirea unor materiale si flori pentru doamnele profesoare. Pentru ca unii din colegii mei din copilarie s-au plans de costul total, am renuntat la fotograf si DJ, urmand ca fiecare sa faca fotografii. Unul dintre participanti s-a ocupat de muzica ambientala.

Royal Boutique Hotel Poiana Brasov

Bugetul este un subiect sensibil

Creativitatea la cote maxime

Partea de creatie a evenimentului a fost despre amintiri si surprize. Cu ajutorul directorului actual si al unuia din profesori, am scos cataloagele din arhiva si am facut cateva fotografii, apoi am solicitat si colegilor sa caute in arhiva personala. Am adunat atatea momente ale acelor vremuri, pe care le-am transformat intr-un film emotionant. Am ras si am plans, cu totii, in momentul in care l-am proiectat. Atatea zambete de copii, fotografii din oracole cu amintiri si celebrele panglici cu urari de sfarsit de scoala se perindau prin fata ochilor nostri fascinati. Timpul a disparut ca prin farmec si noi am devenit iar acei copii nevinovati si veseli.

Am pregatit pentru fiecare coleg si profesor un flyer cu programul si catalogul clasei, pe care le-au gasit in camera, la cazare. Special pentru cadrele didactice am facut o scrisoare de multumire, in amintirea momentelor in care ne-au ghidat primii pasi si un buchet de flori.

Fiecare coleg si profesor a spus cateva ganduri despre revedere si ce a facut in timpul scurs. S-au spus povesti amuzante sau coplesitoare, experiente incredibile care iti faceau pielea de gaina. Pentru ca asa este viata….

Noi ce mancam?

Sa fii organizator de evenimente si sa faci meniul atractiv pentru atatea gusturi si diete, asta da provocare. Doua colege cu boala celiaca, un coleg vegetarian si alte doua doamne cu alergii alimentare au scos meniul din rutina. I-am asezat la mese, din loc in loc sa scapam de monotonia plating-ului. Pentru tortul aniversar, am vorbit cu un laborator recomandat din Brasov, care urma sa il aduca la hotel. Astfel, am scapat de grija desertului.

Royal Boutique Hotel Poiana Brasov

Petrecere grozava

Nu am uitat de alertele alimentare, asa ca am avut si fructe pregatite.

Cafele? S-au baut la cafele, ca de la izvor. Dar s-a si stat pana spre dimineata!

Week-end-ul la munte a fost minunat in ciuda emotiilor mele de a nu rata ceva.  Este incredibil cum amintiri de mult pastrate intr-un sertar inchis ies ca un tumult si ne emotioneaza profund.

Royal Boutique Hotel Poiana Brasov

O petrecere bine organizata

Despre asta a fost aceasta intalnire dupa 30 de ani…

La final….

Pentru mine a fost o experienta minunata sa ii vad pe toti fericiti, rupand povesti din suflet si daruindu-le cu emotie.

La trei luni dupa ce ne-a povestit cu umor, cum a invatat pentru Medicina, cum si-a gasit fericirea la 40 de ani, Speranta a plecat dintre noi. Pentru totdeauna!

Si m-am gandit ce bine ca ne-am vazut! Ce pacat ca nu am fost mai apropiati in acest timp. A fost ca o lectie, sa tinem legatura strans, sa ne bucuram de viata si experiente si sa facem totul cu pasiune, din tot sufletul…

…asa am inceput eu, ca organizator de evenimente!

 

Tu cum ai prooceda pentru organizarea unui eveniment?

 

Surse foto: www.hotel-royal.ro, Unsplash

Articol scris pentru SuperBlog 2019, proba 19: Cum am devenit organizator de evenimente (Royal Boutique Hotel Poiana Brasov)

elefant.ro

Raspunde